Même si Henry Ford n’est pas le père du travail collaboratif, cette citation a encore tout son sens aujourd’hui.

La simple « réunion » ne conduit pas toujours à la « réussite ». En effet collaborer en équipe comprend des obstacles que nous avons listés.

La complexité croissante des projets a obligé les entreprises à se transformer : réorganisations, nouvelles méthodes de managements, décloisonnement… Le travail collaboratif est de plus en plus fréquent et on voit apparaître des équipes multifonctionnelles.

Ce nouveau mode d’organisation complique les missions des personnes en charge de les animer ou de les coordonner. Si la collaboration est souvent vantée comme étant la réponse à tous les problèmes, elle peut devenir dangereuse et contre-productive.

Certaines dérives compliquent la communication au sein des équipes et ralentissent la production. Nous avons identifié pour vous 4 obstacles à ne pas négliger pour assurer l’efficacité de la collaboration au sein de votre entreprise :

• Des rôles flous

• La surinformation

• L’éparpillement de l’information

• La perte de contact avec un collaborateur

#1 : Des rôles flous

Nous avons tous déjà été invité à une réunion sans savoir pourquoi. Outre le sentiment de perdre son temps nous nous sommes parfois sentis désorientés. Or si un collaborateur décroche, c’est tout le projet qui peut être impacté.

Lorsque les rôles sont flous et que les processus ne sont pas clairs, la communication devient très compliquée. Une collaboration pas structurée s’accompagne aussi souvent d’une mauvaise répartition des tâches.

Les questions précédentes sont symptomatiques d’une équipe dans laquelle les membres ne connaissent pas les interlocuteurs pertinents. Accéder à l’information et la partager devient alors un véritable casse-tête, un peu comme chercher ses clés dans son sac.

L’efficacité de l’équipe en est fortement diminuée, notamment lors de la prise de décisions.
En effet, des éléments clés pourront ne pas être pris en compte,comme par exemple des informations détenues par des experts.

Pour pallier cette dérive, les expertises et responsabilités de chacun doivent être clairement identifiées. Vous pouvez par exemple réaliser un trombinoscope accessible avec les autres ressources du projet.

#2 : La surinformation

La surinformation est le second obstacle à une collaboration performante.

Comment réagissez-vous lorsque vous êtes en plein travail et recevez un mail ? Vous empressez-vous de le lire ou l’ignorez-vous?

Recevoir un Email est une source importante de distraction, surtout si votre conscience vous empêche de l’ignorer. Des chercheurs ont prouvé qu’il fallait en moyenne 64 secondes pour se concentrer après avoir checké sa messagerie. Pas facile de se concentrer sans stresser lorsque l’on est noyé d’informations !

A l’inverse, face à trop de messages, mails ou notifications, certains membres de l’équipe vont avoir tendance à prendre des distances pour ne pas perdre de temps. Menacés par ce flux qui les surcharge, ils risquent alors de passer à côté d’informations importantes !

De plus, au sein des équipes, il n’est pas rare de recevoir des mails sans intérêts. Que ce soient des chaînes de “répondre à tous” ou un simple “Bien reçu”, ces éléments sans valeur ajoutée nuisent à la productivité de l’équipe et entraînent une perte de confiance dans l’information.

S’il ne faut pas délaisser des membres, il ne faut pas non plus les noyer. Ce phénomène de surcommunication a des conséquences identiques à une mauvaise communication : le désengagement de l’équipe et l’augmentation du stress.

Pour éviter la surinformation il est important de n’envoyer que les informations qui ont de l’intérêt pour le destinataire. Bien choisir le moyen de communication est aussi une méthode efficace de minimiser ce risque. Vous pouvez par exemple choisir des outils collaboratifs en ligne qui permettent de notifier (attirer l’attention) seulement certaines personnes tout en conservant l’information accessible à tous.

#3 : L’éparpillement de l’information

Nous perdons environ 14 minutes par jour à chercher des documents dans des dossiers en raison de leur éparpillement. Et si les éléments ne sont pas triés dans des dossiers, ils sont dans la boîte de réception, sous les 120 nouveaux emails de la veille. Les commentaires sur ces documents sont dispersés dans ces chaînes interminables d’emails.

Lorsqu’il faut itérer sur ces documents pour aboutir à une nouvelle version, il devient alors très compliqué de rassembler les contributions. Certains commentaires peuvent être perdus et d’autres peuvent porter sur d’anciennes versions de documents.

Ces interventions se retrouvent souvent là où elles ont été faites : solution d’édition de document, messagerie ou encore réseau social d’entreprise. Cela explique la fragmentation de l’information au sein des équipes.

L’utilisation de certains outils (notamment l’email) entraînent la duplication des documents. Ainsi, comment savoir qui a la bonne version du document ?

Recréer un document, aller déranger les autres membres de l’équipe… Cette frustration consomme également du temps sans faire avancer le projet.

Pour mieux gérer les échanges de documents, vous pouvez les centraliser au sein d’une solution de stockage. Ainsi chaque membre pourra y accéder facilement selon ses droits et pourra les enrichir sans risque de pertes. En couplant cette solution de stockage à un outil de communication, vous pourrez ainsi éviter la duplication de l’information.

#4: La perte de contact avec un collaborateur

Un des principaux atouts du travail en équipe est de réunir différents profils pour maîtriser l’ensemble du périmètre du projet. Les membres sont plus ou moins impliqués en raison de leur position dans l’organisation et de leur proximité avec le team leader (personne qui anime l’équipe). Les études montrent qu’un noyau de 3-5% des membres produit 20-35% de la valeur ajoutée d’un projet.

Ce petit groupe va donc produire beaucoup d’informations et documents essentiels à l’avancement du projet. Pour que tous les collaborateurs restent coordonnés, ces informations doivent être partagées régulièrement au sein de l’équipe. Dans le cas contraire, certains, qui ne travaillent que ponctuellement avec le reste de l’équipe, se sentiront laissés de côté et continueront/reprendront leurs tâches quotidiennes.

Faute d’être régulièrement sollicités et informés, ils risquent de retarder leur contribution au projet, voire même de fournir un travail différent de celui attendu. Des échanges d’informations et de documents non structurés augmentent la distance perçue et font baisser l’engagement.

Pour s’assurer de l’engagement de l’équipe, il est important de partager un niveau minimum d’informations avec l’ensemble des membres. Cela permet de maintenir un contact et de communiquer les éléments avec le plus d’enjeux.

Pour aller plus loin

Nous sommes tous susceptibles de rencontrer ces différents problèmes, même en étant sensible à leurs causes.

Chez Coment, nous avons échangé avec des dizaines d’entreprises pour comprendre ces problématiques et y apporter une solution.

Une collaboration efficace passe par des messages clairs et communiqués via un canal adapté.

Une première clé est de bien définir les processus qui définissent les relations entre les membres d’une équipe.

Une seconde clé est d’utiliser des outils collaboratifs qui vont permettre de communiquer la bonne information à la bonne personne et au bon moment.

Et vous, quelle est votre problématique #1 pour échanger en équipe ?